De la méthode et du collaboratif

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Suite à la dernière réunion de travail avec mon groupe sur notre étude stratégique, plusieurs points ont été abordés et entre autre les outils collaboratifs et la méthode de travail.

L’objectif de cette réunion était de préparer notre entretien du 15 janvier avec le DG de la PME que nous avons retenue pour réaliser notre étude stratégique. Nous avons donc tous préparé un planning des tâches à réaliser et une liste de questions à aborder lors de ce premier entretien.

J’ai pu me rendre compte que nous ne sommes pas tous égaux dans les méthodes de travail et dans les outils à utiliser. Tout d’abord, et comme je l’ai souvent constaté dans mon activité professionnelle, les gens tentent de réaliser péniblement un planning via Excel. Les contraintes sont multiples notamment la non prise en compte du chaînage des tâches, la difficulté à maintenir dans le temps, les formules savantes à créer pour gérer une bonne répartition du délai et le plus important l’incapacité quasi systématique à associer une notion de charge au délai.

992ss43s4eGlobalement, Excel n’est vraiment pas adapté pour la planification mais finalement tout mes acolytes ont finit par l’utiliser malgré tout. De mon côté, j’ai opté pour la création d’un planning sous MS Project dans lequel j’ai pu rapidement caler l’ensemble des activités, jalon et phases de notre étude ainsi que les charges associées. J’ai pu aussi ajouter un calendrier spécifique à notre planning puisque nous ne serons pas contraints par les journées de travail « standards » mais par des horaires spécifiques. En effet, nous travaillerons tous plutôt en fin de journée en semaine (à partir de 20h et le week-ends sauf les week-end de formation.)

Ce planning réalisé et chaîné m’a permis par ailleurs très facilement de créer une chronologie très visuelle du planning et extrêmement efficace pour communiquer (cf. mon l’image de mon dernier article). Tout cela fait, nous avons donc pu travailler ensemble sur l’ajout de certaines tâches ainsi que sur les charges du planning que nous avons challengés et approuvées. La dernière étape consistera à répartir les différentes activités de manière à « tuiles » le travail notamment sur les phases de diagnostics interne et externe.

logoEnsuite, nous avons dû revoir notre stratégie de travail collaboratif. Nous disposons actuellement d’un pont téléphonique via Webex tous les mardi soir sur lequel nous pouvons nous connecter pour réaliser un point d’avancement (visio, chat, téléphone, partage de bureau…) Par ailleurs, nous disposons sur la plateforme MyCourse de Dauphine d’un environnement de travail collaboratif avec partage de documents, forum, wiki, etc… mais cette plateforme a plusieurs inconvénients, aucune notification n’est possible lors de la publication d’un message ou d’un document, elle doit être accédée uniquement à partir d’internet, aucune possibilité de gérer les éléments en mode asynchrone.

03904004-photo-dropbox-logo-mikekloJ’ai donc proposé l’utilisation de différents outils, le premier est Dropbox que j’utilise depuis très longtemps et qui m’a déjà permis d’un point de vue personnel d’archivé mes documents importants sur internet, de stocker et d’accéder de n’importe où à mes documents professionnels et maintenant les documents de ma formation y compris ceux de l’étude stratégique. J’ai donc partagé un dossier de ma Dropbox avec les membres de mon groupe afin de disposer d’un espace de travail en ligne pour gérer nos documents et accessibles à partir de n’importe quelle plate-forme que l’on soit connecté ou non.

unnamedDeuxième outil que j’ai soumis à mon groupe, Evernote permettant que j’utilise aussi depuis un long moment pour la prise de note lors de mes réunions, lors de mes cours à Dauphine ou encore de mes notes personnelles à la maison. Tout cela stocké ensuite en ligne pour  pouvoir y accéder à partir là aussi de n’importe quelle plateforme. Couplé avec Evernote Web Clipper, cela devient un outil redoutable pour la collecte d’informations, d’articles sur différents sites internet. Les fonctions de partage de notes permettent aussi à chacun de voir ce qui est produit, modifié des uns et des autres.

Voilà, globalement nous sommes normalement équipé pour la suite de notre travail et nous devrions pouvoir avancer plus efficacement pour la suite.

Prochain épisode, le démarrage des cours de gestion financière des entreprises la semaine prochaine.

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